Enterprise 2.0: l'avvocato del diavolo. Il bene e il male dei Social Network in Azienda.

Un recentissimo articolo di Nick Abrahams, il presidente dello studio legale Deacon di Sydney, analizza l'utilizzo dei social networks in azienda da un punto di vista squisitamente legale.

La domanda a cui si vuole rispondere è:
"Le imprese dovrebbero vietare l'utilizzo di Facebook sul posto di lavoro?"

Ovunque si parla delle potenzialità del web 2.0 per le imprese, ma i rischi?
Le paure di ogni imprenditore sono legate principalmente a tre fattori:

• Impatto sulla produttività degli impiegati: I Social Networks sono progettati per stimolare l'utilizzo della piattaforma piu' volte al giorno. Gruppi di discussione, chat, attività e alerts richiamano continuamente l'attenzione degli utenti.
• Impatto sulle risorse IT: L'accesso ai Social Networks occupa banda. La presenza dei video impatta pesantemente sulla capacità di banda delle nostre connessioni.
• Pericolo della diffusione di informazioni riservate: La mancanza di un controllo sulle informazioni trasmesse, genera la paura di una accidentale fuga di notizie riservate.

Ma esistono anche reali rischi legali:

• Problemi legati ai rapporti di lavoro: Il fatto che un Manager inviti una segrataria ad accettarlo come "Amico", può essere considerato una molestia sessuale? La segrataria potrebbe sentirsi intimidita, ed un rifiuto potrebbe compromettere la sua carriera.
  
• Violazione dei "Temini e condizioni di utilizzo" della piattaforma: Facebook, come altri Social Networks, limitano l'uso della piattaforma al solo uso personale e non commerciale. Un reparto risorse umane che usa Facebook per fare selezione del personale, ne fa un uso chiaramente commerciale, violando i termini e le condizioni di utilizzo.
• Discriminazione e pregiudizi: Cosa accadrebbe se doveste scoprire su Facebook che il vostro candidato migliore ha particolarissimi orientamenti sessuali o è assiduo frequentatore di sette o gruppi estremisti?
• Riservatezza dei dati: Cosa accadrebbe se un impiegato dovesse diffondere informazioni riservate? E se il profilo dei vostri impiegati venisse venduto o utilizzato con scopi differenti da quello iniziale dal sito che li ospita?

Nick ha svolto alla perfezione il proprio compito di mettere in luce i rischi.
Ma non si è fermato qui. Ha pensato di volerci veder chiaro e si è messo alla ricerca di una qualche statistica che descrivesse l'utilizzo dei social networks all'interno delle imprese.Non avendo trovato nulla di significativo ha commissionato una ricerca ad hoc. Nasce così la "Deacons Social Networking Survey 2008". Si tratta di interviste telefoniche svolte su un campione di 693 persone che lavorano in imprese Australiane.
Ecco i risultati:

• Blocco dei social network: il 20% delle imprese Australiane impedisce l'accesso a siti di social network.
• Età degli utilizzatori: Gli over 35 fanno un uso molto basso dei s.n. (solo il 4%), mentre impiegati piu' giovani di età compresa tra i 25 ed i 35 anni ne fa un uso meggiore (25%). I giovanissimi, sotto i 25 anni, partecipano con ancora maggior assiduità (33%).
• Percezione: Solo il 14% degli impiegati utilizza s.n. nelle ore d'ufficio, ma il 76% di coloro che abitualmente utilizzano internet concordano sull'affermare che l'azienda ne trae dei benefici. Ecco alcune delle loro ragioni:
  - Dimostra la fiducia dell'azienda nei confronti dei propri dipendenti
  - Consente ai dipendenti di "staccare" per qualche minuto e li mantiene piu' attivi e freschi
  - Consente agli impiegati di socializzare tra loro, con i clienti e con i fornitori.
• Recruiting: Il 46% degli utenti di s.n. hanno affermato che a parità di offerta lavorativa, sceglierebbero l'impresa che non vietasse loro l'accesso a siti di social network.

Dalla ricerca ne consegue che:

• Se per la vostra impresa è importante avere personale giovane, allora non dovreste vietare l'utilizzo di siti come Facebook.
• Anche utenti che non utilizzano i social network, hanno una percezione negativa dell'azienda che li vieta.
  

Per regolamentare l'utilizzo dei social network in azienda, può essere sufficiente ampliare il proprio regolamento interno. Alcune imprese hanno addirittura inserito un protocollo comportamentale del tipo: "Un senior Manager non può invitare un sottoposto come Amico, ma è libero di accettare tale invito".
In genere è sufficiente usare il buon senso e la definizione delle regole comportamentali da seguire ne è la naturale conseguenza:

• Rispettare le regole della normale convivenza professionale (tipo non molestare colleghi)
• Informare i dipendenti che possono fare un uso della piattaforma nei limiti consentiti, e definire con chiarezza quali siano questi limiti
• Ricordare il dovere di mantenere le informazioni riservate
• Ricordare agli impiegati che il datore di lavoro può monitorare l'utilizzo che si fa della piattaforma
• Sottolineare che la mancanza del rispetto delle norme causerebbe la cessazione del servizio.
  

Nick conclude in questo modo:

In conclusion, the internet has created a major distraction for the workplace but an organisation's ability to use and adapt to new technologies can provide a significant competitive advantage in the market.
Therefore, it may be that organisations may see real benefit arising from social networking by embracing rather than blocking this phenomenon.