Quando la posta elettronica diventa un problema?

Sono sicuro che starete pensando allo spam.
Certo, è un grosso problema, ma non parleremo di questo.
Parleremo invece dell'uso che molti di noi, nei propri uffici fanno della posta elettronica, o meglio, parleremo dell'abuso che facciamo della posta elettronica.
E' ormai un'abitudine consolidata quella di utilizzare la posta elettronica per ricevere news (chi non è iscritto almeno ad una news letter?), comunicare con colleghi, partners, clienti ed amici.

La nostra amata posta elettronica, quella che ha sostituito la posta tradizionale, telefonate e fax, è diventata pian piano un immenso archivio, piu' o meno strutturato, un repository di conoscenza senza il quale saremo persi.
Quante cartelle avete nel vostro Outlook o Thunderbird?
Utilizzate anche calendari ed attività?
Certo che sì. E quanto è facile recuperare le informazioni? E ricostruire l'evolversi di una trattativa? E condividerle con i vostri colleghi? E delegarne l'utilizzo ad uno o piu' nuovi colleghi? E mantenere il know how all'interno dell'azienda una volta che voi avrete cambiato posizione lavorativa (magari accettando una proposta dell'odiata concorrenza)?

Il punto è che la posta elettronica è diventata un repository di informazioni, e non piu' solo un canale (come dovrebbe essere).
Il nostro lavoro quotidiano, all'interno di un'impresa, produce "informazioni".
Comunicazioni con clienti, contratti con fornitori, con i rivenditori, con i colleghi, ecc..
Ogni dipartimento produce informazioni, e molte di queste informazioni vengono archiviate esclusivamente nelle caselle di posta elettronica, e restano di dominio esclusivo del mittente e del ricevente.

Quanto tempo passate a "smistare" i messaggi della vostra casella di posta elettronica?
In quanto tempo riuscite ad identificare un messaggio importante?
Quanti messaggi importanti avete cestinato come spam? Quanti ne ha cestinati il vostro sistema di antispam?
Non avete la sensazione che si stia abusando della posta elettronica?
Non pensate possano esistere soluzioni differenti, piu' sicure, scalabili e condivisibili della posta elettronica?
Non pensate che per certi usi una comunicazione "peer-to-peer" non sia adatta?
Non credete che anche i vostri clienti siano stufi di ricevere tonnelate di mail con news di ogni tipo, difficilmente distinguibili dal comune spamming?
Vi siete mai chiesti che fine farà quel messaggio così importante che avete repentinamente inoltrato al vostro solerte collaboratore? Come verrà archiviato e dove?

Bene, credo di avervi annoiato abbastanza.
Il punto è che il Web 2.0 può realmente entrare in azienda per aiutarci a lavorare meglio con le nostre informazioni.
Nell'utilizzare il nostro programma di posta elettronica, tutti noi, produciamo informazioni da comunicare ad un destinatario, le strutturiamo cercando di organizzarle in cartelle e le archiviamo assegnandogli etichette.
Senza rendercene conto facciamo le stesse cose che fanno i bloggers, i wikipedians o taggers su del.icio.us. L'unica e fondamentale differenza e che lo facciamo con uno strumento non sempre all'altezza.
Anche se odio le "buzz words" ne userò un'altra: Enterprise 2.0.

Wiki, blog, tags (ed e-mail) possono rendere il nostro lavoro molto piu' semplice, produttivo e piacevole. Possono, soprattutto, rendere le informazioni molto piu' fruibili.
Non sono d'accordo con chi insiste troppo sul fatto che l'Enterprise 2.0 sia prima di tutto una rivoluzione culturale, un dover rivedere per forza i paradigmi della cultura aziendale.
E' in parte anche questo, ma non si tratta di un passaggio traumatico e costoso, non stiamo parlando di rivoluzionare nulla.
Si tratta solo di imparare. Apprendere nuovi modi di fare le stesse cose, e magari riscoprire vecchie metodologie per fare cose nuove.
Imparare a sfruttare meglio gli strumenti meravigliosi e le infinite possibilità che il web ci offre.
E non sottovalutate la tecnologia. Se avete grandi idee e obiettivi ben chiari, ma non disponete della tecnologia adatta, farete un grosso buco nell'acqua.
Ed e' vero anche il contrario, una buona tecnologia senza obiettivi chiari ed idee funzionali equivale ad aver scoperto un'astronave nel giardino di casa (mi dite cosa ve ne fate?).

Vi invito a riflettere, liberate la mente da tutte le definizioni su cosa sia il Web 2.0 o l'Enterprise 2.0.
Sono solo punti di vista, non esite (per fortuna) il libro delle risposte assolute (no, non è wikipedia:)).
Sperimentate, provate ad inserire un articolo su wikipedia (esiste un riferimento alla vostra azienda?), provate a creare un blog e postate un articolo, iniziate ad usare del.icio.us e a scoprire le potenzialità della folksonomy (altri utenti che hanno taggato le vostre stesse pagine, e ne hanno di loro, magari con tag piu' azzeccati, ...).
C'è un mondo qui fuori, un universo che nessuno vi spiegherà mai solo a parole.
Vivetelo, o almeno provateci. Cercate di capire cosa sia la "User Experience" al di fuori di ogni definizione.
Poi, riprendete pure ad ascoltare i vostri consulenti....